Business
Læser nu
Stikker din virksomhed hovedet i skyen?
0

Stikker din virksomhed hovedet i skyen?

Skrevet af: Carsten Blichfeldt28. juni 2017
Print Friendly


Befinder I jer stadig under Skyen? – Et grafisk firma overordnet set. Vi har fire grene, medarbejderne, chefen, kunden, eksterne leverandører. Hver især har brug for overblik over processen og at filhåndtering og kommunikation fungerer indbyrdes og udadtil. Der er farveprøver, designguides, korrekturer og backup at skulle forholde sig til. 

I løbet af de sidste 10 år er ordet Cloud blevet introduceret i moderne menneskers hverdag. Og der er stor sandsynlighed for, at du enten gemmer dokumenter på Dropbox, bruger Microsofts One Drive eller Apples iCloud konto til dine feriefotos. Musik er noget du henter fra skyen.

Vi mennesker er nemlig eventyrere, der ikke er så bange for at udforske verden og den nye teknologi privat. Men hvordan kan det være at vores hang til at dele, gemme og bearbejde vores vigtige personlige data oppe i en ukendt atmosfære næsten ikke har smittet af på vores professionelle liv? For hvordan går det egentlig med Cloud-delingen på din arbejdsplads i 2017?

Mappeudfordringen

Hverdagens scenarier er velkendte. Vi henter en mappe fra en server ned på vores lokale disk, omdøber mappen med et versionsnummer eller en dato og begynder at arbejde med filerne. Hvis en ekstern samarbejdspartner skal have nogle af filerne til sit arbejde, bliver de sendt som mail eller de bliver lagt på f.eks. en ftp server.

Inden vi får set os om, er projektet spredt fra én server, gennem e-mails til flere forskellige lokaldrev. Så begynder kollegaernes rettede filer at blive sendt retur. Og fordi man gerne vil bevare overblikket over, hvad der er blevet rettet og de første originaler, gør man ofte det, at man kopierer kollegaernes arbejde ind i endnu en ny mappe.

Når projektet skal afleveres på det fælles netværksdrev senere på måneden ligger der pludselig mange mapper på det lokale drev. Så hvilken en var nu den seneste? Der er måske heller ikke helt styr på, om alle filerne var i den?

Document management. Foto: Colourbox

Foto: Colourbox

Ny, nyere, nyest – den klodsede fællesdrev model

Et andet kendt scenarie er, at det hele ligger på serveren. Alt åbnes derfra. Og man skal bare omdøbe sine filer til den nye udgave, som man så lægger i en undermappe af den forrige. Der er ingen lokale kopier. Det hele bliver samlet ét sted.

Hver af de korrigerede filer bliver gemt med kreativ navngivning, ”blå hånd 21.6”, ”blå hånd 21.6_version 2”, ”blå hånd 22.6 final” ”blå hånd 22.6 final_2”. Når man i en virksomhed bruger fællesserveren og følger arbejdsprocesser, der er nøje beskrevet og SKAL leve op til bestemte krav, giver det et stringent filhånteringsforløb efter devisen: Vi gør, som vi plejer og det virker som regel. Men hvad nu hvis nogen kommer til at overskrive den bedst tilrettede fil?

Det er heller ikke nødvendigvis alle medarbejdere, der har adgang til samme servere. Hvis man skal dele på tværs af afdelingerne, har man måske et udvekslingsdrev. En grafiker der arbejder hjemmefra, har f.eks. ikke adgang til M:drevet og skal ringe til en kollega for at få flyttet filer manuelt til et andet drev. Samme grafiker står pludselig og mangler fontene til opgaven, fordi han ikke er forbundet til alle drev.

Og når den eksterne samarbejdspartner har fået adgang til en mappe og kan downloade filer, skal de filer jo også retur, når de er blevet redigeret. Men skal de så hældes ind i udvekslingscirklen igen manuelt eller automatisk?

Korrekturkarussellen

Korrekturkarussel drejer, når du er færdig med mit layout og mailer det som en PDF til kunden. I den anden ende åbner kunden mailen, printer pdf og retter på printet. Derefter bliver pdf scannet og e-mailet tilbage – nu med håndskrevne rettelser.

Du retter kundens tilføjelser til (og forsøger at huske at få det hele med). Derefter sender du en ny mail til din kunde. Denne gang kommer rettelserne drypvis i seks mails med tekster og tilføjelser a la ”side 4 øverst, nyt billede”.

Når du omsider er færdig, ringer kunden og fortæller om endnu et par rettelser. Og det var kun første korrekturen! Slipper der en fejl igennem, er det næsten umuligt at finde frem til, hvor, hvornår og hvad der er blevet sagt eller skrevet – og af hvem.

Vi kender alle sammen en sky

I virksomhedsland har den digitale udveksling med andre ord stået næsten stille, igennem det sidste årti. Selvom de fleste virksomheder så småt er begyndt at tage Cloud til sig i nogle arbejdssammenhænge, er der stadig en del som holder sig tilbage. Det er spørgsmål om sikkerheden, oppetid og økonomi, der presser sig på. Og det giver god mening at forholde sig skeptisk til Cloud-løsningerne, for nogle af dem har ikke været modne, mens andre for alvor har udviklet sig og er blevet stærke.

Kan Skyen holde tæt? Foto: Colourbox

Foto: Colourbox

Kan skyen holde tæt?

I dag er det næsten umuligt at undgå, at nogen forsøger at hacke sig til oplysninger og gevinst. Og der er desværre risiko for at få hacket både private Cloud-konti og virksomheder med mange følsomme kundeoplysninger.

De forskellige Cloud tjenester er tvunget til at køre med ekstremt høj sikkerhed og det gør de. For det betyder rigtig meget for deres omdømme, hvis sikkerheden brister, og der går hul på skyen. Et gæt på sikkerhedsbudgettet hos Dropbox er, at det er skyhøjt, og at de færreste danske firmaer har råd til at være med på det niveau.

Men frygten er ikke uberettiget, for alt hvad der er tilgængeligt online er i praksis en smule usikkert. Det har Dropbox taget konsekvensen af ved også at tilbyde backup på dine virksomhedsfiler med et Business abonnement. Her garanterer de, at du for evigt kan hente slettede filer tilbage – og de fylder ikke engang som data på din konto.

Er stabiliteten lidt fluffy?

Der opstår også spørgsmål om stabiliteten omkring skyen, når man som virksomhed skal ud og investere ressourcer i et nyt system. Kan det for eksempel tænkes at f.eks. Dropbox i fremtiden bliver solgt til et andet firma, som hæver priserne og indfører urimelige betingelser?

Sagtens. Det er et scenarie, der er ligeså realistisk, som hvis din virksomheds dyrt indkøbte backupsystem ikke længere kan supporteres, producenten går konkurs eller serveren går tabt ved brand eller tyveri.

Hvad kan du opnå med en Cloudbaseret tjeneste?

  1. Versionering – Tidligere versioner af filer er tilgængelige, uden det kræver noget af brugeren
  2. Backup – Store besparelser på backup løsning. Det kræver intet udstyr
  3. Aktualiet – Materialet er altid opdateret i en mappe, der er tilgængelig for alle involverede parter – overalt
  4. Tilgængelighed – materiale bliver tilgængeligt på mange enheder og kan tilgås alle steder fra. Bare man har en computer og en netforbindelse
  5. Enkel fonthåndtering
  6. Bedre værktøjer til håndtering af farveprøver, layout og grafikfiler
  7. Nemt at skifte mellem programversionering og sprogversioner

Magasinet Wired har bragt disse 5 topargumenter for Skyen i en artikel

  1. Bedre indsigt, analyseværktøjer giver bedre muligheder for effektivitet
  2. Bedre samarbejdsmuligheder, materiale bliver tilgængeligt overalt på mange enheder
  3. Cloud giver højere engagement. Der er større fokus for beslutningstagere på at forbedre Back-office systemer. Cloud giver ofte et tættere bånd til kunden
  4. Hastighed – over halvdelen af de virksomheder, der anvender Cloud, gør det for at forbedre hastigheden omkring produkter og services
  5. Cloud fordele er målbare, og investeringen betaler sig selv hjem. Effektiviseringen giver bedre medarbejdermobilitet. Et abonnement på en tjeneste er skalérbar og kræver som regel ingen investering up-front

Økonomien

Det kræver tid at afdække løsningerne på markedet. Det kræver også tid at implementere en ny løsning i sin virksomhed. Måske er det så enkelt, at det kun er nogle ting, som skal kunne deles. En  løsning i skyen betyder ikke, at alt nødvendigvis skal være i skyen. Måske er behovet afgrænset til et enkelt arbejdsområde. Virksomheders konstellationer mellem kolleger, samarbejdspartnere og kunder er lige så forskellige som skyerne på himlen.

Hvis du overvejer en Cloudbaseret løsning, kan du overveje:

  • Hvilke problemstillinger oplever medarbejderne?
  • Hvor ofte er der ventetid?
  • Sker det at filer er utilgængelige for samarbejdspartnere eller kunder?
  • Har I udfordringer med fonte, som ikke er blevet installeret?
  • Hvor godt virker vores backup?
  • Hvad koster vores backup?
  • Har vi faste rammer for versionering af filer og fungerer det?
  • Er kommunikationen mellem kunder og samarbejdspartnere effektiv?
  • Hvad giver det af fordele at kaste sig ud i det?
  • Tre gode grunde til ikke at benytte sig af en Cloud tjeneste?

Ud over de fejl vi kan undgå med en Cloud løsning, hvad er så de ekstra fordele? Kan der f.eks. spares ressourcer på egne backupløsninger? Kan man reducere tidsforbruget eller få dine samarbejdspartnere eller kunder til at udføre handlinger, som giver dig sikkerhed og gør dem mere tilfredse med jer som leverandør?

 

Hvordan var artiklen?
Love It
0%
Interested
0%
Meh...
0%
What?
0%
Hate It
0%
Sad
0%
Om forfatteren
Carsten Blichfeldt
Carsten Blichfeldt
Er seniorkonsulent hos Medit Consult, med fokus på digital publicering, undervisning og workflow optimering. Grafiker og Adobe Certified Expert.
Kommentarer

Tilføj en kommentar