Business
Læser nu
Tilgængelighed – Hvem skal ha’ kasketterne på?
0

Tilgængelighed – Hvem skal ha’ kasketterne på?

Skrevet af: Carsten Blichfeldt26. april 2019
Tilgængelighed
Print Friendly, PDF & Email

Tilgængelighedskravene sætter alle offentlige institutioner på en hård prøve. Siden loven blev skærpet sidste år, gøres der en stor indsats rundt om i landet for at finde ud af hvordan opgaven skal løses og ikke mindst af hvem?

PDF formatet er så sejlivet en standard, at det er svært at forestille sig en verden uden. Når man ser på den generelle udvikling inden for IT, så er der ikke mange standarder, der får lov at leve så længe.

PDF blev udviklet med print for øje, det man så i PDF filen skulle kunne printes fra enhver enhed med et forudsigeligt resultat, men det til trods er PDF formatet blevet opdateret mange gange siden første version. Der er kommet masser af overbygninger på igennem tiden og PDF-dokumenter kan anvendes som elektronisk formular, der kan indlejres 3D tegninger i dem og de kan naturligvis bruges som den centrale del i et korrektur flow

Men hvad så med tilgængelighed i PDF?

Når en PDF genereres bliver kildefilens indhold, eksempelvis fra Word eller InDesign, komprimeret og struktureret til et format, der er anvendeligt til print eller skærm. Med et enkelt flueben, kan der medtages koder til opmærkning af elementer som skærmlæsere eller anden assisterende teknologi kan fortolke – det er den mindste del af arbejdet.

For at leve op til kravene om tilgængelighed, skal alt indhold være struktureret og mærket op i kildedokumentet, inden der trykkes på PDF knappen. Mulighederne i Word eller InDesign er ofte ikke tilstrækkelige i forhold til at opnå perfekte tilgængelige PDF filer. Selv med brug af Acrobat Pro værktøjer og plugins, kan vejen til en perfekt tilgængelig PDF nogle gange være lang og nørdet.

Matterhorn fejlmuligheder

PDF/UA (Universal Accessibility) er en ISO-certificeret standard for tilgængelighed i PDF-dokumenter, som i “Matterhorn-protokollen” er “fortolket” til 136 mulige fejl fordelt på 31 checkpunkter. Som kommunikationsmedarbejder i kommunen eller grafiker i en afdeling skal man være heldig for ikke, ind imellem, at støde på nogle af de fejl, som kan være svære at korrigere.

Problemet er ikke PDF formatet, men derimod de uendeligt mange måder en PDF kan blive fremstillet på og i offentlige institutioner den store mængde af personer, der udgiver PDF filer til offentligheden.

Alene udfordringen med at uddanne alle personer, der leverer indhold til PDF filer, i at kunne levere perfekte tilgængelige PDF filer, vil være dømt til at mislykkedes. Flere af de trin, der skal udføres, ligger simpelthen så langt væk fra de fleste personers jobbeskrivelse, at man må spørge sig selv om det er realistisk.

Software og mandskab

For at imødekomme udfordringen med tilgængelighed, har Microsoft eksempelvis tilføjet en funktion i word (de nyere versioner), der hedder tilgængelighed. Den funktion vil kunne checke en fil for flere ting, som f.eks. om der findes illustrationer, der ikke har en alternativ tekst, om der er manglende tabeloverskrifter osv. Funktionen er godt tænkt og det er et skridt i den rigtige retning, selvom den ikke finder alle fejl. Hvis alle, der arbejder med word, havde mulighed for at benytte denne funktion, ville arbejdet med at gøre en fil tilgængelig reduceres en del.

Men det er ikke kun et spørgsmål omkring valg af software. Alle der leverer indhold og udarbejder dokumenter, skal vide hvad der forventes af dem og uanset hvordan rollerne fordeles, så skal en eller flere personer trænes i at udføre opgaven med tilgængelighed. Workflowet skal kortlægges i forhold til de forskellige produktionsscenarier, så der kan tages højde for hvilke typer fejl der kan opstå? Kontrolprocedurer skal indføres så PDF filer lever op til kravene.

Opgaver der skal håndteres uanset rollefordeling

  1. Uddelegere ansvar
    Hvem træffer beslutning om hvilke dokumenter, der skal gøres tilgængelige og hvornår?
    Hvem tildeler ressourcer internt eller eksternt til processen?
  2. Tekst
    Opmærkning af overskrifter, brødtekst mv.
  3. Indsat grafik, fra fotograf/illustrator:
    Hvis der er indsat tabeller, diagrammer eller lignende, så skal der forfattes de nødvendige alternative tekster.
  4. Layout
    Tekstforfatteren eller eventuel grafiker/assistent, der samler udgivelsen i Word eller InDesign skal udføre opmærkning af tekster, billeder, tabeller og øvrig grafik.
  5. Klargøring til tilgængelighed
    Opmærkning af de mere tekniske elementer af tilgængelighed.
    Læserækkefølge, dokumentinfo, håndtering af specialtegn mv.
  6. Kontrol og fejlretning
  7. Test og problemløsning på færdig PDF fil
    Tekstforfatter eller tekniker

Diagrammet viser, hvordan rollerne kan fordeles med én eller flere aktører i processen med at fremstille tilgængelig PDF.

 

Kortlægning af udfordringen

Her er 10 spørgsmål der kan give dig svar på, hvor løsningerne skal findes!

Hvor mange dokumentskabere har jeres organisation?
– Er det realistisk at uddelegere ansvaret til hver enkelt medarbejder og give dem den træning, der skal til?
– Er det muligt at tildele opgaven til nogle få personer, der sørger for at alle PDF filer kommer gennem processen?

Hvor mange dokumenter skabes der ugentligt og på årsbasis?
– Hvor vigtigt er det, at indholdet publiceres i en PDF?
– Kunne det ligeså godt lægges ind som alt andet indhold på websitet, som er tilgængeligt og dermed undgå brugen af PDF?

Hvor hyppigt opdateres et dokument?
– Hvad er kravene til, hvor hurtigt et opdateret dokument skal være uploadet.

Hvor mange kilder kommer indholdet fra?
– Office pakken, Adobes programmer, andre programmer?
– Er det muligt at beslutte at benytte færre programmer?

Hvor mange måder bliver en PDF genereret på?
– Kan det besluttes kun at anvende én metode?

Hvordan ser budgettet ud?
– Hvor mange ressourcer er der til at løse opgaven?
– Kan opgaven løses eksternt?

Hvilken standarder skal I leve op til?
– WCAG 2.1 og/eller PDF UA?

Hvad må et dokument indeholde?
– Visse elementer er vanskelige at gøre tilgængelige. Er det muligt at beslutte hvilke elementer der IKKE må findes i dokumenter?

Kontrol procedurer inden generering af PDF
– Kan der etableres kontrolmuligheder for indholdsskaberne?

Kontrol procedure efter generering af PDF
– Hvem skal udføre de tests, der er nødvendige for at sikre, at filen er tilgængelig og fungerer?

Automatik – Vær realistisk

Meget kan automatiseres og workflow kan justeres så muligheden for fejl reduceres.
Der er dog en række grundlæggende krav til tilgængelighed, der aldrig kan automatiseres.

  • Definition af læserækkefølge
  • Udarbejde alternative tekster til billeder og grafik.
  • Opmærkning eller oversættelse af visse specialtegn, såfremt de skal læses op.
  • Afdækning og problemløsning, af ukendte fejl.

Tilgængelighed kræver et tilrettelagt workflow og en høj disciplin.

Hvordan var artiklen?
Love It
50%
Interested
50%
Meh...
50%
What?
50%
Hate It
0%
Sad
0%
Om forfatteren
Carsten Blichfeldt
Carsten Blichfeldt
Senior konsulent - Medit Consult
Carsten Blichfeldt er uddannet grafiker. Og har 18 års erfaring som underviser i Adobe programmer. Med omfattende erfaring indenfor publicering af såvel, magasiner, bøger, ebøger og digitale magasiner. Beskæftiger sig hovedsageligt med automatisering og optimering af workflows, samt tilgængelighed.
Kommentarer

Tilføj en kommentar